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Globales SAP Lizenz-Audit- und Compliance-Update

Am 10. April 2018 veröffentlichte SAP ein neues Vertriebs-, Audit- und Preismodell für die sogenannte indirekte Nutzung und reagierte damit auf die starke Zunahme digitaler Systemzugriffe. Dieses Modell soll die Kerngeschäftsbereiche von SAP klar trennen und es den Kunden ermöglichen, ihre SAP-Lizenzen künftig effektiver zu verwalten und somit transparenter nutzen zu können.

Zentral und neu im Modell ist die Unterscheidung zwischen der direkten Nutzung durch einen Mitarbeiter, dem »Human Access«, und der indirekten Nutzung von Lizenzen und SAP-Programmen durch digitalen Anwenderzugriff, dem »Digital Access«.

Jeder Zugriff auf die SAP-Software – sei es direkt durch einen bestimmbaren Mitarbeiter oder indirekt durch eine Schnittstelle oder einen anderen digitalen Zugriff (Drittanwendungen, IoT-Geräte oder Bots) – muss entsprechend lizenziert sein. Ausschlaggebend jedoch ist, dass der Zugriff einen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens leistet und eine Verarbeitungstätigkeit im ERP aktiviert. Als Berechnungsgrundlage hierfür dienen erzeugte Transaktionen bzw. Dokumente. SAP hat neun verschiedene Dokumenttypen definiert, wobei jeder einen wertschöpfenden Zugriff des Kunden auf das ERP-System abbildet und aus diesem Grund lizenziert werden muss. Lese-, Update- oder Löschzugriffe auf das ERP-System werden aufgrund fehlender Aktivierung nicht als Zugriff gewertet und somit nicht gezählt.

Bezahlt wird in Zukunft also nicht mehr nach gezählten Nutzern, sondern auf Basis der Erstanlage von neuen Dokumenten (neun Dokumenttypen). SAP geht davon aus, dass mit diesen neun Dokumenttypen alle relevanten Geschäftsvorgänge im ERP-System erfasst werden können.

Wichtig für Kunden ist es, zu wissen, dass keinesfalls ein Zwang seitens SAP entsteht, in das neue Preismodell zu wechseln. Sie können im bisherigen Modell bleiben. Die Entscheidung liegt hierbei ganz allein bei ihnen und sollte danach ausgerichtet werden, welches Modell besser zur SAP-Infrastruktur des Unternehmens passt. Sollten Sie bei dieser Entscheidung oder anderen Punkten rund um das Update Fragen haben, kontaktieren Sie gern unsere Berater. Neben einem möglichen Vertragswechsel müssen Kunden auch die Art der Messung der SAP-Lizenzen anpassen. Hierfür greift SAP den Kunden unter die Arme, indem ihnen Tools zur Verfügung gestellt werden (bis Ende des Jahres 2018), um den eigenen Bedarf laufend messen zu können.

Darüber hinaus möchte SAP mit dem neuen Modell die Themen Compliance und Audits weltweit vereinheitlichen und dabei die Prozesse zwischen der Vertriebs- und Auditorganisation im Unternehmen klar voneinander trennen.

Im Rahmen der jährlichen Audits durch SAP mit dem USMM-Tool wird ab November dieses Jahres auch identifiziert, welche der neun Dokumenttypen durch den Kunden genutzt werden. Nach dem Audit erstellt SAP einen Bericht für den Kunden, in dem die Ergebnisse des Audits klar aufgeschlüsselt sind. Um sich im Rahmen des Audits in eine bessere Verhandlungsposition zu bringen, empfehlen wir ihnen als Kunden, besser schon zuvor selbst mit dem zur Verfügung gestellten Tool den Bedarf zu überprüfen.

Zusammengefasst ändert sich also Folgendes für Sie als SAP-Kunden:

  • Unabhängig von der Art des Zugriffs auf das ERP-System erfordert jede Nutzung des Systems eine entsprechende Lizenz à Konkretisierung des Themas »indirekte Nutzung«.
  • Grundlage für Lizenzbemessung des Digital Access bildet künftig die Wertschöpfung, welche durch das Anlegen von neun definierten Dokumenttypen/Transaktionen im ERP-System erzielt wird.
  • Bezahlt wird nur noch das, was im ERP-System passiert, wobei die neun Dokumenttypen die wichtigsten Geschäftsereignisse abbilden. Gezählt und abgerechnet wird auf Basis der Erstanlage dieser Dokumente.
  • Bestandskunden können wahlweise beim bisherigen Modell bleiben (alter Vertrag) oder zum neuen dokumentenbasierten Modell wechseln.
  • Bis Ende des Jahres 2018 bekommen die Kunden ein Tool an die Hand, mit dem sie sich selbst vermessen und ihre Transparenz erhöhen können.
  • Zukünftig wird es eine klare Trennung zwischen »License Audit« und »Sales« geben.

 

Isabell Mühlig | Tags: Software Asset Management, SAP, Lizenz-Audit-Update, Compliance-Update, SAP-Lizenzen, Human Access, Digital Access, ERP

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