Lizenzierung von Kommunikations-Tools im Homeoffice
14.04.2020
Das Arbeiten im Homeoffice ist heutzutage in vielen Berufen und Branchen keine Seltenheit mehr. Vor allem in der derzeitigen Corona-Krise müssen Angestellte ihren Arbeitsort in die eigenen vier Wände verlegen. Die Potenziale dieser Arbeitsform haben sich durch die Digitalisierung stark vervielfältigt, wodurch der Austausch mit allen möglichen Dialoggruppen auf mehreren Wegen gesichert ist. Unzählige Programme und Apps gewährleisten eine professionelle Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern auf der ganzen Welt. Einige dieser Tools und deren Lizenzierung wollen wir Ihnen vorstellen.
Skype for Business
Microsofts Skype for Business beinhaltet Messenger- und Anruffunktionen, Video-Telefonie sowie die Funktion zum Teilen des eigenen Bildschirms. Dabei ist diese App in Office 365 integriert, wodurch Termine in Outlook angelegt und Konversationen aus Apps wie Word und PowerPoint gestartet werden können.
Für den Zugriff auf alle Funktionen von Skype for Business Online und Skype for Business Server sind Clientlizenzen erforderlich:
- Mit Standard CALs greifen Benutzer oder Geräte auf Skype for Business Server zu, um Funktionen wie Anwesenheitsinformationen, Chat, Peer-zu-Peer-VoIP, HD-Video und Skype-Verbindungen zu nutzen.
- Für Skype for Business Server sind Clientlizenzen über den eigenständigen Client, mit Office Pro Plus oder als kostenloser Download des Skype for Business Basic-Clients verfügbar.
Microsoft hat angekündigt, die Skype for Business Onlinedienste zum 31. Juli 2021 einzustellen. Das Nachfolgeprodukt ist Microsoft Teams.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chats, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Dieser Dienst ist in die Office 365 Suite mit Microsoft Office und Skype integriert.
Für die Verwendung von Microsoft Teams wird ein Office-365-Konto mit einem der folgenden Office-365-Lizenzpläne benötigt:
- Business Essentials
- Business Premium
- Enterprise E1, E3 oder E5
- Enterprise E4 (für Benutzer, die diesen Plan vor der Einstellung erworben haben)
TeamViewer
TeamViewer ermöglicht den vollständigen Fernzugang zu Desktops, Apps und Daten. Außerdem verfügt die App über eine Online-Plattform für Meetings, Präsentationen und Schulungen.
Neben der kostenlosen Privatlizenz gibt es drei verschiedene TeamViewer-Lizenzen mit jeweils unterschiedlichen Nutzungsmöglichkeiten:
- Die Business-Lizenz eignet sich bereits für Fernwartungen und Meetings, unterstützt aber nur ein Nutzerprofil.
- Mit der TeamViewer Premium-Lizenz kann jedes beliebige Gerät verbunden und weitere Benutzerkanäle hinzugefügt werden. Diese können sich gleichzeitig in der Computer- und Kontaktliste auf unterschiedlichen Geräten anmelden.
- Für Firmen ist die Corporate-Lizenz am sinnvollsten, da bis zu 500 Geräte verwaltet werden und mehrere Nutzer Geräteverbindungen mit maximal drei gleichzeitigen aktiven Sitzungen initiiert werden können.
Die Zahlung der Lizenzierung erfolgt einmalig, sie gilt lebenslang und muss weder jährlich erneuert noch aktualisiert werden.
WebEx
Um Meetings trotz räumlicher Entfernung zu vereinfachen, eignen sich die Kommunikationslösungen des Tools WebEx von Cisco. Es bietet verschiedene Features, unter anderem die Unterstützung für verschiedene Präsentationstypen wie Schulungssitzungen, Mitarbeiter-Meetings und technischen Fernsupport. Drei verschiedene Modelle stehen zur Auswahl:
- Starter-Paket: Bis zu 50 Teilnehmer, 5 GB Cloud-Speicher, 1–9 Host-Lizenzen, Telefonsupport während der Geschäftszeiten
- Plus-Paket: Bis zu 100 Teilnehmer, 5 GB Cloud-Speicher, 1–50 Host-Lizenzen, Telefonsupport rund um die Uhr
- Business-Paket: Bis zu 200 Teilnehmer, 10 GB Cloud-Speicher, 5–100 Host-Lizenzen. Telefonsupport rund um die Uhr
Slack
Das Tool Slack vereinigt alle Kommunikationskanäle an einem Ort. Es unterstützt Messaging, Archivierung und Suche in Echtzeit, wobei es sich über verschiedene Geräte und Plattformen nutzen lässt. Vier verschiedene Modelle stehen zur Auswahl:
- Kostenlos: Einzelgespräche in Form von Audio- und Video-Anrufen zwischen Team-Mitgliedern
- Standard: Alle Vorteile des kostenlosen Plans und persönliche Kommunikation mit Audio- und Video-Anrufen für bis zu 15 Team-Mitglieder
- Plus: Alle Funktionen von Standard sowie Einhaltung von Compliance-Anforderungen dank Corporate-Export für sämtliche Nachrichten
- Enterprise Grid: Sämtliche Vorteile von Plus und die Zusammenarbeit und Koordination mit Unterstützung für bis zu 500.000 Benutzer
Die Lizenz wird durch ein Abonnement erworben, welches monatlich oder jährlich bezahlt wird. Durch die Downgrade-Option können Nutzer von einem zahlungspflichtigen zu einem kostenlosen Plan wechseln.
Zoom
Für Telefon- oder Videokonferenzen ist Zoom eine geeignete Kommunikationsmethode. Die Demoversion ist kostenlos und unbegrenzt verfügbar, ermöglicht jedoch nur persönliche Gespräche und Gruppenkonferenzen mit einem Zeitlimit von 40 Minuten. Für Unternehmen ist der Abschluss eines Abonnements sinnvoll. Hier kann je nach Mitarbeiteranzahl zwischen Pro, Business und Enterprise Plan gewählt werden.
- Pro: Alle Basisfunktionen, bis zu 100 Teilnehmer, 24 h Zeitlimit für Meetings
- Business: Alle Pro-Funktionen, 300 Teilnehmer
- Enterprise Plan: Große Unternehmensfähigkeit, bis zu 1.000 Teilnehmer, unbeschränkter Cloud-Speicher
Zoom ist ein auf Abonnements basierter Service, wodurch sich der Plan jeden Monat oder jedes Jahr verlängert (je nachdem, welche Laufzeit gewählt wurde). Um eine automatische Verlängerung zu vermeiden, kann es jederzeit während der Laufzeit des jeweiligen Plans storniert werden.