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Gründe für die Verwendung des SAM-Tools von ServiceNow

Der Einsatz des ServiceNow SAM-Tools ermöglicht Synergien zwischen SAM- und anderen Modulen für IT Service Management (ITSM), IT Operations Management (ITOM) und IT Business Management (ITBM). Implementierte Daten lassen sich so wiederverwenden, dies schafft Konsistenz und minimiert Aufwand sowie Kosten. Zusätzlich hat das Reduzieren von Insellösungen einen positiven Einfluss auf die Total Costs of Ownership (TCO) für SAM.

So erreichen Sie Ihre ITAM-Ziele mit dem »House of ITAM®« und Service Now Software Asset Management

Um IT Asset Management strukturiert zu implementieren, zu managen und kontinuierlich zu verbessern, nutzt die Softline Gruppe das Vorgehensmodell House of ITAM® (siehe Abbildung). Es basiert auf der Norm ISO/IEC 19770-1 2017 für IT Asset Management und bildet die Grundlage für den bewährten Ansatz, der auf langjähriger SAM-Erfahrung basiert. Dieser Ansatz wird als ein Haus visualisiert, dessen Stockwerke Reifegrade darstellen. Die Bausteine einzelner Stockwerke sind operative IT-Prozesse und das tragende Fundament sind Management-Prozesse der ISO/IEC 19770-1 2017.

House of ITAM®

Die Prozesse im Zentrum des Modells sind zur Erreichung Ihrer ITAM-Ziele notwendig. Die typischen Hauptziele der Implementierung und Ausführung unserer IT Asset Management Services sind auf der rechten Seite dargestellt und den Stockwerken zugeordnet. Diese wiederum sind auf der linken Seite abgebildet und symbolisieren unser ITAM-Reifegradmodell zur Implementierung der IT-Prozesse (Bausteine).

In den nächsten Abschnitten erläutern wir, wie ServiceNow Software Asset Management Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützen kann. Hierzu bilden wir die Vorteile des Moduls auf den Stockwerken/Reifegraden im House of ITAM® ab.

Das Fundament des House of ITAM®: Management-Prozesse

Es ist das universelle Framework, auf dem alle ISO-Standards aufbauen. Es ermöglicht Ihnen ein IT-Asset-Management-System zu integrieren und mit verwandten ISO-Systemen abzustimmen. Diese Systeme sind:

  • ISO/IEC 20000 für IT Service Management
  • ISO/IEC 27001 für IT Security
  • ISO 55001 für Asset Management (Nicht-IT-Assets wie Gebäude, Autos etc.)
  • ISO 73 für Risk Management

Dieses Fundament auf Basis von ISO/IEC legt Managementprozesse fest, die Sie implementieren müssen, um operative Funktionalitäten zu steuern. Außerdem stellt es sicher, dass die IT die Unternehmensstrategie und -ziele stützt (IT-Governance).

Das Managementsystem nutzt das Plan-Do-Check-Act-Modell (PDCA) als Grundprinzip und Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung von ITAM innerhalb Ihrer Organisation. Wir haben Möglichkeiten identifiziert, wie das SAM-Modul Ihr Unternehmen beim Aufbau notwendiger Management-Prozesse unterstützt:

  • Die Stakeholder für ITAM überschneiden sich stark mit denen, die an der Implementierung des ITSM-Moduls von ServiceNow beteiligt sind. Nutzen Sie die bereits vorhandenen Investitionen und das Wissen dieser Interessengruppen.
  • Die mit ITAM verbundenen Rollen und Verantwortlichkeiten sind mit denen des ITSM vergleichbar und überschneiden sich teilweise sogar. Best Practices können somit leicht wiederverwendet werden.
  • Die Implementierung von SAM-Prozessen ist in ServiceNow relativ einfach, da das SAM-Modul den Standard ISO 19770-1:2017 für IT Asset Management vollständig unterstützt. Das SAM/ITAM-Team kann sich auf die bestehenden ServiceNow-Implementierungen (ITSM, ITOM, ITBM) stützen.
  • Erfahrungsgemäß hat die Implementierung von ITSM-Prozessen im Allgemeinen eine höhere Priorität als die Implementierung von SAM. Wenn eine Organisation das SAM/ITAM-Programm mit ITSM verknüpft, indem die offensichtlichen Mehrwerte und Zusammenhänge genutzt werden, kann die Implementierung von ITAM von einer stärkeren Unterstützung durch die Geschäftsleitung profitieren.

1. Etage – Vertrauenswürdige Daten: Compliance sicherstellen

In der ersten Etage werden vertrauenswürdige Daten darüber gesammelt, welche IT-Ressourcen Sie haben, damit Sie diese verwalten können. Dazu gehört auch die Überwachung von Änderungen in der Infrastruktur oder der Organisation, denn diese können sich auf Ihre ITAM-Praxis auswirken. Außerdem werden sensible ITAM-Daten vor Verlust oder unbefugtem Zugriff gesichert. Folgende Punkte sollten Sie hierbei beachten:

  • Change Management – Übernehmen Sie Verantwortung für Auswirkungen einer Änderung in der Projektmanagement-Organisation. ServiceNow Software Asset Management bietet Ihnen die Möglichkeit, die Kosten von Änderungen oder Einsparungen im Rahmen der standardmäßigen IT-Änderungsanforderung automatisch zu berechnen.
  • Data Management – Ein klarer Überblick über alle Asset-Daten ist entscheidend für eine vollständige und korrekte CMDB (Configuration Management Database). Sie wird vom Configuration Management, IT Asset Management und bestenfalls sogar von Ihrer Security genutzt. ITAM wird somit zum Interessenvertreter des Konfigurationsmanagements.
  • Das ServiceNow Incident Modul können Sie verwenden, um ITAM-bezogene Anfragen zu protokollieren und zu verfolgen, wie z. B.:

    • Vorfälle im Zusammenhang mit fehlerhaften Konnektoren oder Agenten
    • Verbesserungsmaßnahmen/Minderungsmaßnahmen, die sich aus Lizenzpositionsberichten und Verbesserungsplänen ergeben

2. Etage – Lebenszyklus Integration: Kontrolle erlangen

Mit der Lebenszyklus-Integration erreichen Sie eine höhere Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Sie stellen sicher, dass Sie Ihre IT-Assets über den gesamten Lebenszyklus hinweg auf effektivste Weise verwalten:

  • Indem Sie ungenutzte Lizenzen zurückgewinnen, erzielen Sie Einsparungen. Arbeitsabläufe zwischen Abteilungen werden automatisiert. Manuelle Aufwände beim Entfernen von Installationen und Entziehen von Softwareprivilegien entfallen (bspw. der Versand von Excel-Tabellen in E-Mails).
  • Das Duplizieren von Softwareanforderungen von einem Tool zum anderen entfällt. Mit dem Modul können Sie Bestellanforderungen für neue Softwarerechte erstellen und Anfragen durch den integrierten Fullfillment-Prozess durchführen.
  • Sie können verfügbare Software-Lebenszyklusdaten (allgemeine Verfügbarkeit, Ende Lebensdauer, Ende Nutzungsdauer) mehrfach nutzen. Zur Rationalisierung von Anwendungen und zur Ermittlung möglicher Auswirkungen auf Business Services, die im Application Portfolio Management abgebildet werden.

Dachgeschoss – Optimierung: Kosteneinsparungen erzielen

In der dritten Ebene schaffen Sie durch funktionalen Fokus mehr Effizienz und machen Kosten wirksam. Die Fokussierung auf die vertragliche und finanzielle Seite der IT-Ressourcen sowie die mit deren Nutzung verbundenen Risiken gelingt mittels Performance Analytics for SAM. Es bietet eine anpassbare Visualisierung von Einsparpotenzialen oder Compliance-Risiken. Implementieren Sie die Prozesse in den darunterliegenden Etagen des House of ITAM®, so stellen Sie die Qualität der Berichterstattung sicher. Sie benötigen diese, um mit dem Modul Kosteneinsparungen zu erzielen.

Die wichtigsten Mehrwerte der Verwendung des SAM-Moduls im Überblick

  • Mit der Implementierung können Sie erheblich von den Implementierungsaktivitäten anderer ServiceNow-Module profitieren und Synergien zwischen SAM und anderen ITSM-, ITOM- und ITBM-Modulen schaffen.

  • Die Wiederverwendbarkeit von Daten schafft Konsistenz und minimiert zugleich Aufwand und Kosten. Das IT Asset Management (ITAM) Team wird durch die bestehende Bestandserfassung der Module ITOM, ITSM und ITBM entlastet.
  • Das Reduzieren der Insellösungen hat einen erheblichen Einfluss auf die TCO für SAM.
  • Für jedes Unternehmen, das IT Service Management (ITSM) und IT Operations Management (ITOM) von ServiceNow bereits implementiert hat oder implementieren wird, ist der Einsatz vom SAM-Modul empfehlenswert. Die Wahl der ServiceNow-Plattform hilft, SAM im Unternehmen strategischer auszurichten.

Softline Solutions ist ein toolunabhängiger Anbieter, der Partnerschaften mit den führenden SAM-Tool-Anbietern pflegt. Sie haben Fragen zu SAM, ITAM, ServiceNow oder Interesse an unseren Beratungsleistungen? Kontaktieren Sie uns gern unter sam@softline-group.com oder +49 341 24051-0.

Martijn Braamskamp | Tags: Software Asset Management, Compliance, Lizenzmanagement, PDCA-Zyklus, House of ITAM®, Strategie, ITAM, SAM-Tools, ServiceNow