»EULA Check« – End User License Agreements in Zeiten bedeutsam werdender Lizenz-Compliance-Vorgaben

EULAs (End User License Agreements, Endbenutzer-Lizenzvereinbarungen) definieren vertragliche Zustimmungen eines Softwarenutzers gegenüber dem Softwarehersteller, die Bedingungen zur Software-Nutzung einzuhalten. Mit dieser Vereinbarung schützt sich der Hersteller rechtlich gegen jegliche Form der Falsch-Nutzung der Software. Mit dem Akzeptieren der EULA wird ein Vertrag geschlossen, der rechtliche Gültigkeit besitzt. Die Bezeichnung variiert von Hersteller zu Hersteller: z. B. Product Terms oder License Agreement.

Im Software Asset Management ist es ratsam, einen begrenzten Hersteller-Scope zu definieren, auf den Sie sich fokussieren möchten. Die Auswahl der Hersteller im Scope erfolgt in den meisten Fällen auf Basis der höchsten Installationszahlen im Unternehmen (z. B. Microsoft) oder der größten Ausgaben für Software (z. B. SAP). Manche IT-Nutzer beschaffen und installieren Software abseits der allgemein gültigen SAM-Prozesse. Häufig werden dabei private Erfahrungswerte auf den kommerziellen Bereich übertragen oder EULA während des Installationsprozesses nicht gelesen. Somit kann übersehen werden, dass viele Freeware-Produkte im privaten Bereich kostenfrei sind, jedoch im kommerziellen Unternehmensbereich einer kostenpflichtigen Lizenzierung unterliegen (u. a. IrfanView, Teamviewer, WinZip).

Unwissentlich wird folglich Incompliance im Unternehmen erzeugt. Dies ist durch einen kontrollierten Prozess bei der Einführung und Verteilung von neuer Software im Unternehmen vermeidbar. Bekräftigt wird dies durch den Trend zu vermehrter Nutzung von Cloud-Produkten. Sensible Unternehmensdaten werden oft unbewusst in der Hersteller Cloud gespeichert. Was mit den Daten passiert, ist oft nicht nachvollziehbar. Andere Software (z. B. Skype) kann in Ausnahmefällen die Netzwerkauslastung so sehr erhöhen, dass die IT-Infrastruktur ungewollt an ihre Grenzen stößt. Es muss somit eine lizenzrechtliche Prüfung und technische Bewertung der Software erfolgen, um sicherzustellen, dass keine Incompliance oder technische Schwachstellen erzeugt werden.

Unsere Berater prüfen in diesem Kontext für Sie die Lizenzbedingungen und weitere Einschränkungen zur Nutzung der Software. Bspw.:

• Einschränkungen in der kommerziellen Nutzung
• Lizenzmodelle mit möglichen Nutzungsrechten
• Lizenzrechtliche oder technische Beschränkungen
• Preisindikation des Produktes

Welche Mehrwerte bieten die EULA-Informationen?

Die gesammelten EULA-Regelungen werden für Sie in Form eines Steckbriefs zusammengefasst. Zu allen recherchierten Informationen liefern wir Ihnen außerdem die Quellenverweise. Sie erhalten somit alle Schlüsselinformationen als Entscheidungsgrundlage, anhand derer Sie den Software-Einsatz bewerten können. Oftmals ist das Angebot an ähnlicher Software groß, somit wird die Entscheidung erleichtert, welches beziehungsweise wie Sie ein Produkt letztendlich in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen. Ihr Aufwand begrenzt sich dabei auf die Bereitstellung einiger grundlegender Informationen: Hersteller, Produktname, Version.

Der Service ist dank des flexiblen Abrechnungsmodells an Ihre betrieblichen Anforderungen angepasst: Sie erhalten unseren »EULA Check« über die Beauftragung einzelner Abfragen oder über ein jährliches Stundenkontingent. Unseren SAMmanaged Kunden bieten wir diesen Service als festen Bestandteil der vereinbarten Leistungen an.

Die folgende Tabelle illustriert einen beispielhaften »EULA Check« anhand des Produkts Mindjet MindManager.